支店任せの管理から統一化を図るために・・・

システムを導入しようとしたきっかけは何ですか？

前社長から現社長への代替わりするタイミングで、情報の共有化を図りたいと考えていたのがきっかけです。

それまでは、社内切磋琢磨する意図から、同じ会社であっても支店によって販売する商品を変えていたりと、支店ごとに独自のルールで営業活動を行っていました。
そのため、顧客や見積に関する情報も各個人や支店で保管するなど、全員で情報共有できるような仕組みではなかったんです。

事業継承にあたり、「日進堂」として商品を統一させて販売していく体制に変更することにしたのですが、今後の事業展開も考えたときに何より情報の共有ができる仕組みづくりが重要課題だと感じました。
会社経営において原価管理などはとても大切ですし、社員や着工棟数をふやして会社を成長させるためにも情報の管理と統一化を図り、効率的な働き方をする目的で導入を考えました。
　

実現したいことはとってもシンプル

なぜ「建て役者」を選んだのですか？

お話ししたようにこれまでは各個人、支店に任せた情報管理が主でした。
情報の統一化と効率的な働き方のためには、同じフォーマットのシステムを全社員が使えて、各案件の情報把握も全社員ができるようにしたいというシンプルな考えがありました。

当然ながら１００％自社に合うものは見つからず、計画当初はオリジナルでシステムを作る気持ちもありました。

そんな中で「建て役者」を採用したのは、基本パッケージをベースに自社仕様に大きくカスタマイズできた点です。
当時他にも検討していたシステムはありましたが、多くはカスタマイズの自由度が低かったんです。
　

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「建て役者」を使わなければ仕事ができない会社の仕組み

「建て役者」導入にあたり、混乱はありませんでしたか？

そこまで目立ったものはありませんでした。
もちろん最初は入力忘れや間違いがあり、システムに慣れるまでには少し時間はかかりましたが、スムーズに導入できたと思います。

もちろん導入時の勉強会なども行いましたが、みんな見よう見まねで覚えてくれました。
20～30代のスタッフが多く、苦手意識や拒絶反応が少なかったのもすんなりと運用がまわった理由かなぁとも思います。

「建て役者」を浸透させるために行ったことはありますか？

「建て役者」を使うことが習慣となるよう、これがなければ仕事が出来ない会社の仕組みを確立させました。
といっても、まったく仕組みを変えたわけではなく、「建て役者」にカスタマイズをして今までの業務フローと似たものにしてもらいました。
原価表などの出力帳票も、もともと作っていたExcel書式にデータを落とし込むように作ってもらったので、現場側の新しいものに対する抵抗感は少なかったと思います。

また、見積作成や、原価試算、支払い管理等すべて「建て役者」を使う運用にし、出力もすべて「建て役者」から。
必然と「建て役者」を使わなければ仕事ができないようになりました。

情報共有は会社が成長する土台

「建て役者」を導入して変わったことはありますか？

何より、会社全体の管理がしやすくなりました「建て役者」導入のおかげで、顧客情報に紐付いて工事の見積や業者への支払い内容、アフター部門のフォロー実績まで一元管理できます。
担当でなければわからなかったことを全員が知れるようになりました。

現在、当社は香川県内に7つ拠点があります。(2018年10月)
１０年前の導入時は３拠点でしたから、それまでのやり方で今も業務を行っていたとしたら、処理や承認業務にもものすごく時間がかかっていたはずです。
情報共有ができているからこそ、社員数や年間棟数が約２倍に増えた今も問題なく業務をまわせているんだと思います。