工事管理システム「建て役者」

株式会社福工房様

「建て役者」は、2008年に機能限定版(顧客管理機能のみ)をご導入いただいたのが始まりです。 「建て役者」導入以前から情報を共有する文化はあったとのことですが、紙ベースの共有では限界が来ると考え、システムを検討されました。今では“何かあれば「建て役者」に入力”、“何かあれば「建て役者」を確認”と企業文化に定着しているようです。

2005年、静岡県藤枝市に設立され、地域に密着し、地域に愛される工務店です。 静岡県と愛知県に7拠点12展示場を展開しており(2019年現在)、お客様はスタッフ全員のお客様として考え、どのスタッフでも対応ができるチームワークが魅力的です。

課 題

  • 紙ベースの情報管理に限界を感じてきた

目 的

  • ペーパーレス化できるところからシステム化へ
  • スタッフ全員が同じ情報を得られる環境にする

効 果

  • みんなでお客様対応をするための共有ツールとして活躍している
  • 登録済みのデータから分析を行うことができる
  • 会社の成長に合わせて業務をしやすいように仕組みを変えられる(カスタマイズ)

今までの業務フローを「建て役者」で。

導入のきっかけを教えてください

弊社は昔からお客様に対して誰かのお客様ではなく、みんなのお客様という感覚があり、
お客様の情報をスタッフ全員で共有するのがあたりまえという文化が根付いています。
そのため、このまま紙の管理では限界が来るな・・・と感じ、 私が探して、社長に使ってみたいと提案して導入に至りました。

導入に対しての抵抗はありましたか?

全然ありませんでした。
弊社は、お客様に対して担当のスタッフは決まっていますが、
お客様がその担当のスタッフとしか会わないというのはまずありません。

お客様によっては展示場を複数箇所訪問されます。
おそらく、他社の住宅会社であれば、
お客様から「a展示場をみたい」、「b展示場を見たい」とご依頼があれば
それぞれ担当がご案内し、その担当だけがお客様のことを知っている状態になると思います。

弊社の場合は、お客様から担当がいる展示場以外を見たいとご依頼があれば、
他展示場スタッフと連携をとり、ご案内を任せることをしています。
誰かのお客様ではなく、会社全体のお客様という考え方なので、
自分1人だけの記録としてだけではなく、他のスタッフにも情報共有ができて、
お客様にベストな対応ができるというのが必要な要素になります。

こういった「お客様の情報を社内共有する」企業文化が「建て役者」導入前から根付いており、
紙で行なっていた運用をシステムに置き換えただけなので、混乱なく運用開始ができたと思います。
 

会社規模に合わせて導入スタート

「建て役者」の機能限定バージョン(CS版*1)から開始いただきましたが、何か理由があったのですか?

正直に申し上げると、導入当時は会社が小さく、システムにかける予算があまりなかったからです。
なので、まずは小さく始めようと考え、その考えに合致したのが「建て役者」CS版でした。
システムは複数調べましたが、実際にお話を聞いたのは「建て役者」のみで、
藤枝市内に最初の展示場を出す前に、石川県から説明に来ていただいたのを覚えています。

CS版から総合版に変更したきっかけを教えてください。

CS版から総合版に変更したのは、人数が増えたのがきっかけです。
大人数になってくると、部署ごとにファイルが増え、管理が大変になってしまうので、
“建て役者を見れば全てわかるようにしよう“ということになり、総合版に変更しました。
情報共有の大切さを改めて感じた瞬間でしたね。

また、着工日や完工日を管理したかったのと、
アフターに関しては会社を興した時からきちんと管理していこうと決めていました。
スケジュールをどう管理していくかを考えた時に、
引渡日を入力すれば自動的に点検予定が登録される機能*2が総合版であれば使えたので、
その点も変更の理由になりました。

スタッフ全員で作り上げる情報共有

導入後の運用を教えてください。

全スタッフが「建て役者」を使っているので、 “確認事項があれば「建て役者」を見る”と決めています。
弊社の営業スタイル的に他の担当を応援したり、バックアップしたりするのが普通なので、
入力しなければ自分だけでなく他のスタッフも困ることから、入力は必ずするようになっています。
見学会が終われば「建て役者」へ入力、1日の終わりに「建て役者」へ入力、というルーティンになっています。
また、社員が社内用マニュアルを「建て役者」に入力するタイミングごとに作ってくれたので、
更にスムーズな運用が可能になっています。

導入前と導入後とで、大きく業務フローは変わっていませんが、
人数が増えたことで会社のルールが変わったり、法改正があったりします。
引き継ぎが必要なことや、それぞれが担当する範囲に対して抜け漏れがないようにするため、
それまでのExcelやホワイトボードに替えて「建て役者」に集約を行い、業務がしやすいようにしています。
 

会社成長に「建て役者」あり!

御社の成長について教えてください。

現在弊社は、静岡県・愛知県に7拠点、12展示場を構えています。
完工棟数は、CS版導入当時は12棟、
CS版から総合版に変更するタイミングで56棟、
導入より約10年で12倍の144棟に増えました。
人数や拠点の増加、また情報共有を考えると、会社成長に「建て役者」は欠かせなかったと思います。
属人的に処理を行ったり、人を変えたりするのではなく、「建て役者」を使って、
業務の効率化と同時にお客様や一緒に働く仲間に迷惑をかけない仕組みが、
会社の規模やルールが変わってもカスタマイズで実現できるのではないかと感じています。

「建て役者」は御社の業務に良い効果をもたらせていますか?

みんなのお客様だからみんなで全力で対応しようという弊社のスタイルに
「建て役者」は良いことしかないです。
「建て役者」に登録してある情報を見ながら、お客様を思い出して、
見学会にご招待したり、工期の変更があれば「建て役者」を更新して社内共有したりしています。
各部署が「建て役者」に情報を登録し、共有しあえることで、
契約前もお引渡し後もお客様の状況をみんながわかる状態を作れています。


*1 「建て役者」の機能限定版です。主に顧客管理のみとなり、帳票の出力はできません。
   カスタマイズ非対応製品です。
*2 「定期点検自動生成オプション」のことを指します。標準仕様には含まれておりません。
*現在製品HPでは、「CS」→「Lite版」、「総合版」→「Basic版」又は「Professional版」と表記しております。
ご不明点ございましたらお問合せ下さい。

プロフィール

■社名       株式会社福工房
■所在地      静岡県藤枝市
■「建て役者」   2008年~
■HP       https://www.fukukobo-shizuoka.net/