「限界」を感じたExcelと紙の管理

「建て役者」を導入する前に抱えていた問題を教えてください。

それまで見積りは2つのソフトを稼働し、それぞれに入力をして作成していたので、データの整合性が取れているかわからない状態でした。
さらに案件も増えてきて、同時に100案件まわすのに、Excel管理や紙の管理では限界だと感じたのです。

拠点が複数あることで数字や情報が違っていることもあり、どの情報を信じて管理すれば良いか困っていました。

「建て役者」を選んだ理由を教えてください。

販売代理店の紹介で「建て役者」を知ったのですが、カスタマイズすればCADと連携できる点や複数の情報を一つで管理できる点、他にもカスタマイズ次第で弊社仕様にできるという点に魅力を感じ採用しました。
特にCAD連携は新築事業の立ち上げ時から使っているものとの連携が必須だったんです。
　

• 

• 

「慣れる」ことが大事

「建て役者」の利用を社内に浸透させるために気を付けた点はありますか？

今まで使っていたツールや資料などを破棄し、「建て役者」を基本システムとして使用することを徹底しました。

全社員一気に浸透させるのは難しく、使いこなすには「慣れ」が必要です。
とにかく触ることが大切で、半年から1年かけて慣れていきましたね。
慣れてしまえば「建て役者」は自然なものとなっていったんです。

新しく入社した社員には「建て役者」の説明から入るようにもしています。
また、情報を入れるものは「建て役者」しかなく、「建て役者」を使わなければ見積りを作成できないようにしているので、強制的に使うようにしたという側面もあります。
　

様々な活用方法がある！

「建て役者」をどのようにご活用いただいてますか？

商談・スケジュール管理、見積など、着工までは基本的に活用しています。
情報は「建て役者」に登録することを徹底しているので、ある意味「建て役者」はデータベース化しています。

そのため、「建て役者」から必要なデータをExcelで出力して、会議資料にしたり、受注の傾向を分析するのに活用できたりしています。
データの抽出条件を変えれば他のことにも活用できると思います。
　

• 

• 

スムーズな業務を行える幸せ

「建て役者」を導入して良かったところを教えてください。

各拠点に散らばっていた情報が一元管理されることによる明快さ、見積作成業務の負荷が減り、スケジュール管理も楽になりました。
以前は、見積りは積算担当がいなければ作成がすることができず、営業一人では作成できませんでした。
今は他ソフトと「建て役者」を連携させているので、営業でも作成が可能になり、時間や手間を削減しスムーズに業務を行えています。

また、以前はスケジュール管理はホワイトボードに契約日から引渡日までの日付等すべて案件に紐づけて記入していました。
別で管理ファイルもあったので人為的なミスで日付が合っていないこともしばしば・・。
１つ間違っていれば、他も間違っているのではないかと確認作業を行っていました。

「建て役者」でスケジュールを管理すると、ホワイトボードには最低限の記入になり、信頼するデータは「建て役者」としているので、管理が楽になり、人為的なミスも減りました。
日常業務の中心にあるので、「建て役者」が無くなったら困ってしまいますね！