効率的な顧客管理を求めて

導入前の問題点を教えてください。

「建て役者」導入前、グループウェアを通じて社内の情報共有は行っていました。
顧客情報などは主にExcelで管理し、社内サーバに保管。
お客様との打ち合わせ内容はグループウェアの日報機能に添付し、報告する運用を行っていました。

そうすると、1度見れば見返すことが少なく、見返そうと思っても、
時系列で確認することができないので、とても不便に感じていました。
情報を探す手間が常にある状態だったのです。

「建て役者」導入の決め手を教えてください。

もともと、‟共有する”という観点からクラウドサービスに魅力を感じていました。
「建て役者」を導入すれば、情報をまとめて管理することができる。
さらに、履歴もすべて時系列で閲覧できるので、情報整理のしやすさと画面の見やすさが決め手となりました。
　

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無理をしない運用方法

「建て役者」を社内に浸透させるために気を付けたことはありますか？

最初から100％自社に合うシステムは、一から作り上げない限り無いと考えています。

そのため、使う機能・使わない機能・カスタマイズする箇所ははっきりと分けています。
無理に100％使おうとするのではなく、快適に80％使う気持ちで利用しています。

これは「建て役者」だけではなく、どのシステムにも言えることだと思います。
また、社員全員に浸透させるのは難しいと考えています。
しかし、それをマイナスと捉えるのではなくプラスに考え、わからないことは教えあうというコミュニケーションツールの１つになっていますし、
各部署に任せていますが、定期的に「建て役者」の使い方を教える・考える場を設けて、広く浅くいろいろなやり方を考えています。

あとは‟社内にシステム担当者がいる”ことが大きいと思います。
誰か1人でも良いので、専任を置くことによって、社員も誰に聞けば解決するのか、安心感を持つことができます。
　

場所にとらわれない働き方

導入後、変わったことはありますか？

「建て役者」、つまりクラウドサービスを利用することにより、場所にこだわらない働き方ができるようになりました。

大袈裟に言ってしまうと、「建て役者」とインターネット環境さえあれば、会社に行かなくても、どこでも仕事ができるのです。

社員全員に情報が共有されることで、イベント会場でもどこでも、お客様の名前さえわかれば担当以外でも対応することが可能になりました。
結果、お客様に同じことを何度も聞いて回答いただくということを繰り返すことがなくなりました。
　

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情報共有は顧客満足度に繋がる

「建て役者」を導入するメリットを教えてください。

お客様の名前で検索すれば、今までの履歴をすべて確認することができます。
そうすると、時間と心に余裕が生まれ、お客様をいつも以上におもてなしすることが可能になりました。

情報共有は仕事を円滑に進ませるだけではなく、顧客満足度にも繋がっていると実感しています。
また、人の記憶や手帳に頼らない情報の管理は、浜松建設の財産となっています。