住まい人中心の家づくりを「建て役者」で。

導入のきっかけを教えてください。

当時はアドバイザーや現場監督それぞれが紙ベースで情報を持っており、お客様情報がぶつ切りで、引渡時に必要な情報が一元管理されていませんでした。
情報管理が各営業所や人に依存するもので、業務が煩雑でした。見積りひとつとっても、営業がお客様に提示する「お客様見積」、契約をすると現場の「実行予算」、それらを担当者が個別で打ち込んでいました。その情報を元に現場監督が予算管理をしており、非常に業務負荷が大きい状態でした。
私たちの家づくりは自然素材に拘っていますが、根っこの思いは住む人が中心です。
住む人にとって居心地が良くて強くて長持ちするいい家づくりをしたい想いが創業当時からあります。
物件数が増える中でもその想いを守り、既存のやり方を続けていくのに限界を感じたのが導入のきっかけです。

なぜ「建て役者」を選ばれたのですか？

いくつか検討した中で、受注に至る前のアプローチを入力できるところが充実していたからです。
『住む人が中心』の家づくりのために、アドバイザーがお客様の思いを汲み、次の担当（インテリアコーディネーターなど）に引き継ぐ上で、情報の共有がしっかりできることがとても大事になってきます。
また柔軟にカスタマイズできることも魅力で、決め手となりました。

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徹底入力でフル活用、フローに合わせたカスタマイズ

どのように「建て役者」を使っていますか？

基幹システムとして使っています。
まずお客様が新規で見学会場などに来場されたら、その日のうちに全件顧客・引合登録をします。
「建て役者」を見ればお客様のことが分かる状態になっており、使えば使うほど、良さを実感しています。

工事中の情報は別のクラウドで管理し、引き渡し後の確定情報のみ「建て役者」で管理するようにしています。添付ファイルに確定した最新情報のみを入れる（最終設計図書、プランボード、保証書など）使い勝手が一番しっくりきていますね。
決定情報は「建て役者」、決定までのプロセスは他のものと棲み分けができているので、頭の中も整理しやすくなっていると思います。

メンテナンスは「建て役者」を見ればどのスタッフでも対応できるので、お客様にとってもストレスなく進められていると思います。

どのようなカスタマイズを行っていますか？

まず基本機能はほとんどの機能を使っており、業務の流れが違うところをカスタマイズで調整しています。
実際に使いながら、少しずつ業務に寄り添ったシステムに構築していって、担当やフェーズでどこを見ればいいかを切り分けるような造りにしてきました。

システムの定着のため、工夫したことはありますか？

現場サイドは、工程入力は特に上長が口酸っぱく指導して、徹底入力しています。
営業サイドは、お客様へのアプローチ内容を「建て役者」に入力していなければ何も行動していないのと同じ、そのぐらいの考え方で、行動量やサポート量を「建て役者」で把握するようにしています。そこは必須ですね。
定着までには根気よく入力を促して、今では新入社員研修の一環に「建て役者」利用が組み込まれており、会社全体でフォローしています。

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導入して具体的にどのようなことが変わりましたか？

同じお客様が、違う支店や展示場にご来店されることもあります。導入前は、事前連絡なしでいらっしゃるお客様の対応をするとき、どういうニーズかわからない中でアタフタと接客をしていて、お客様に合った提案が不十分になってしまうことがありました。
今は「建て役者」を見れば過去のアプローチ内容や興味関心がどこにあるか、お客様のことをリアルタイムに誰もが把握できるようになっています。

現場監督サイドでは、紙ベースでの原価管理をしていたので、いちいち紙を探したり一目で確認ができなかったりしたところが解消されました。
予算を組んだ後、引渡が終わるまで原価や利益率を把握できなかったのですが、基礎の着工時、棟上げの時、大工工事の時、と時系列で確認できるようになり、原価管理がしやすくなっています。

途中で問題が発生したときにも「建て役者」の中のデータを活用することでスムーズにミーティングを行い、解決の手を打てるようになりました。

導入効果はどのようなことがありますか？

お客様ごとに情報が一元管理されていることです。情報を探すときの手間が少なくなりましたし、担当者だけが情報を知っているということもなくなりました。
お客様出し見積と契約後の工事見積を別々に作っていましたが、着工台帳を作ると自動生成されるので、すごく効率化されています。現場も経理も、お客様ごとのお家の原価がリアルタイムに把握できたり、発注や支払などの業務が非常に効率化されたりしています。
私たちは住んでいる人たちに長く寄り添っていくということも含めて、メンテナンスを大事にしています。引渡の登録をするとメンテナンスのスケジュールが自動生成され、一覧で視認できて助かっています。
メンテナンスの点検アラートが出てきたり、そこで得たメンテナンス事項もぱっと出てきたりするので担当者はすぐに確認できて抜け漏れが防げています。

「建て役者」はどのような存在ですか？

お客様の思いを書き込むことで、関係者に共有でき、協力業者さんにも工事段階で伝えることができ、お引き渡し後は完成した時のデータがきちんと残っていて、何かあってもすぐ対応できて、住み替え、世代を超えて建物が渡った時もフォローしていくことができるようになりました。
私たちが建てた家に世代を超えて住んで頂きたい思いがあるので、その情報をデータとして次の世代に繋いでいく襷のような存在です。