1件の家を建てるのに、たくさんの人や取引先が関わる新築工事。
取引先とのやり取りは電話、Fax、メール、チャットなど多岐にわたります。
また、取引先によって発注書や請求書はフォーマット、大きさが違うことがあるので整理をするのにも一苦労。
発注に関係する業務は、毎月膨大な量となっているのではないでしょうか。

そんな大変な業務の効率化やコンプライアンス強化が期待できるのが電子受発注(いわゆるEDI)という仕組みです。
今回は、今注目の電子受発注についてご紹介します！

電子受発注(EDI)とは？

EDIとは電子データ交換（Electronic Data Interchange）の略語です。
従来、工務店と取引先間で電話やFax、メールなどで行われていた受発注業務を、オンライン上で受注や発注データのやり取りを行うことを可能にする仕組みです。

 

導入するメリット

今まで様々な手段で取引先とやり取りしていた業務を一本化でき、便利そうな電子受発注(EDI)ですが、
導入するとどんなメリットがあるのでしょうか？
導入メリットとコストメリットに分けて確認してみましょう。

■EDIを導入するメリット

1. 受発注・請求・支払いに関する取引情報を登録し、やり取りを行うことができるため、正確な情報管理や業務効率化が実現できる。
2. 紙での帳票類（発注書、請求書等）が不要となり、郵送や保管等の手間や経費が削減できる。
3. 各種書類の紛失防止や口頭発注等が抑制でき、コンプライアンス強化につながる。
4. 受発注・請求・支払いの業務をクラウド上で行うことが可能なため、時間や場所の制約を受けず、テレワークや現場、外出先であっても業務が可能となる。

■EDI導入によるコスト削減見込み例　※弊社製品「建て役者」ご利用ユーザーの平均値を試算根拠としています。
弊社ユーザー平均（275件／月）の発注およびそれに対する請求登録・査定登録の業務についてEDIを利用することにより、人件費や経費は、年間約125万円のコスト削減が見込めます。

※試算根拠
①EDI対象発注件数：192.5件／月
　弊社ユーザー平均の275件／月の発注業務のうち70％がEDIに対応するものと想定
②発注業務（発注書作成・発送）の削減工数：32.1時間／月
　EDI利用により発注1件につき10分間削減できると想定
③請求登録・査定登録業務の削減工数：16時間／月
　EDI利用により請求登録・査定登録1件につき5分間削減できると想定
④人件費：1,562円／時
　月給25万円で1カ月160時間勤務と想定
⑤経費：150円／件
　郵送代等を想定

電子帳簿保存法とは

これまで説明してきた電子受発注(EDI)ですが、この仕組みには電子帳簿保存法が深く関係してきます。
電子帳簿保存法について確認していきましょう。

電子帳簿保存法とは、税法で保存が定められている国税関係の帳簿書類を、本来の紙保存から電子データに替えて保存することを認める法律です。
国税関係の帳簿書類には注文書や契約書、領収書などが含まれます。

また、以下の通り、電子取引の取引情報は税務署長の承認が不要となっています。

国税庁 電子帳簿保存法一問一答(令和2年6月)より抜粋

電子帳簿保存法一問一答 　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020002-072_6.pdf

電子帳簿保存法について確認しておきたいポイント

確認ポイントを以下にまとめました。(※法律は改正されることがありますので、都度最新の情報をご確認ください。)
①国税関連帳簿書類の「電子保存」について
　電子帳簿保存法では、国税関連帳簿書類の「電子保存」について、
　書類作成の最初から最後までを一貫して電子的記録で作成した場合の保存方法を定めています。

②電保存が認められている書類
　電子保存が認められている書類
　・国税関係帳簿
　・国税関係書類(決算関係書類・その他の証憑類)
　・一般書類.電子化が認められている書類
　→今回対象となる見積書や注文書は一般書類に分類されます。

③電子データの保存期間
　国税関連帳簿書類の電子データは7年の保存が義務付けられています。
　※欠損金の生じる年度は10年

④電子帳簿保存法で認められている保存処置
　認められている保存処置は
　・タイムスタンプの付与
　・ユーザーが自由にデータを改変できないシステムである
　上記どちらかに該当している必要があります。

⑤税務署への申請
　電子取引(EDI)の取引情報に関しては、税務署長の承認が不要とされています。
　※電子帳簿保存法第10条により、EDIの場合はそもそも取引データの電子保存が義務付けられているため、承認は不要と解釈されるのです。

「建て役者」に電子受発注(EDI)オプションが誕生！

「建て役者」は顧客情報に紐づく形で商談記録や見積り、契約、工事、発注、点検など建築に関わる業務を一元管理できるシステムです。
会社全体で利用する基幹システムのような位置づけで、「建て役者」に登録するだけで社員全員で情報共有できる仕組みというのが特長です。
この「建て役者」のオプション機能として、電子受発注(EDI)オプションがあたらしく加わりました！

電子受発注(EDI)オプションでは「建て役者」に登録されているデータを基点とし、従来紙で行っていた受発注・請求・支払業務を電子化し、オンラインで完結することができます。
自社(建て役者ユーザー)の「建て役者 電子受発注オプション」のアカウントを取引先へ発行することで双方向でのやり取りが可能となります。

ご興味ございましたら、是非お問い合わせください！

＜イメージ＞

＜電子受発注(EDI)オプションを使用した場合の業務フロー＞

まとめ

今回は電子受発注(EDI)についてまとめました。
コスト面でのメリットはもちろんですが、業務効率化やコンプライアンス強化になる点が最大のメリットではないでしょうか。きちんと整備することで「言った、言わない」が無くなりお互いの信頼や、会社の信頼にもつながります。

取引先すべてと電子受発注を行うことが理想ですが、簡単ではないと思います。
実際に、何年も電子受発注を行っている企業様からは、約80％くらいが利用してくれて、残りの20%は従来のやり方だと聞いたことがあります。

部分的にできるところから始めて、徐々に定着させていくのが電子受発注(EDI)を導入する近道なのかもしれませんね。