新築の引渡後に行う点検業務。一般的に、3ヶ月、6ヶ月、1年、2年、5年、10年のタイミングで定期的に行うケースが多いと言われています。
みなさんはどのように管理していますか？

点検のスケジュールや前回点検した際の情報を長期間に渡って管理をするのはとても大変です。
担当者が独自に管理している、EXCELで管理している、スケジュールに登録している、専用のアプリなどで管理している、等さまざまな方法で管理しているのではないでしょうか。

今回は、「建て役者」だから出来る点検管理をご紹介します。

「建て役者」の点検管理機能

「建て役者」は顧客情報に紐づく形で商談記録や見積り、契約、工事、発注、点検など建築に関わる業務を一元管理できるシステムです。
会社全体で利用する基幹システムのような位置づけで、「建て役者」に登録するだけで社員全員で情報共有できる仕組みというのが特長です。

「建て役者」では、引渡時に点検の予定日を登録すると、予定日間近になると点検アラームでお知らせしてくれる仕組みがあります。

点検アラームでは、予定日を過ぎても点検完了の登録がされていないものについては、「予定経過」と表示され、視覚的にも気づける見た目となっています。

また、該当の顧客情報画面を開くだけで、点検情報の確認ができます。
今までの点検履歴や予定している点検が登録されているので、対応漏れが無いか、過去に行った点検から次の点検で注意すべき点はないか、など確認ができます。

点検情報だけを管理するのではなく、お客様の情報すべてをまるっと管理するので、情報が分断されず一連の流れで管理することが可能になります。

PinMapを活用した点検業務の効率化

「建て役者」のオプション機能の一つに、「PinMap」という地図表示機能のオプションがあります。
「PinMap」では「建て役者」に登録されているデータを基に、「顧客」「引合」「工事」「点検」に分けて地図上にピン📌を表示します。
例えば、「点検」データの地図は、点検予定日の近さによってピン📌の色を分けることが出来ます。

地図で確認することで、点検予定日の近いお客様を効率的に回る計画を立てたり、訪問する範囲を決めて、その範囲にいるお客様のリストを簡単に作成できたりするため、効率化が見込めます。

LINE WORKSを活用した点検業務の効率化

「建て役者」では「LINE WORKS」との連携オプションで「点検bot」というオプションがあります。
「点検bot」を使うことで、点検情報等の閲覧・登録が「LINE WORKS」からも可能となります。

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1. OB顧客情報・工事履歴検索
   「LINE WORKS」の画面から「建て役者」に登録されている既存顧客の情報や過去の工事履歴（新築工事、リフォーム工事、水漏れなどのアフター工事）の閲覧が可能です。外出先でも、より手軽に情報がチェックできます。
2. 点検メモ登録
   「LINE WORKS」の画面から点検実施日と点検結果を「建て役者」に登録することが可能です。忙しい担当者であっても手軽に情報を入力できるため、入力漏れの削減が見込めます。
3. 点検アラーム
   当日～翌々日までの点検予定アラームや、点検予定日を超過している顧客情報を「建て役者」から「LINE WORKS」のアプリへプッシュ配信します。担当者は内容確認したトークルームから対象顧客の個人LINEへ繋がり、メッセージを送ることができます。点検アラームを「LINE WORKS」からオンタイムで確認することができるため、点検漏れを回避し、対象顧客へスムーズにアプローチが可能です。

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「LINE WORKS」を使うことで、1日に数多くの点検をこなさなければならない日でも、外出先から訪問先の住所をすぐに確認したり、前回の点検情報を確認できたりと、訪問前に心に余裕ができるのでサービス向上に繋がります。

まとめ

今回は点検管理についてご紹介しました。
「建て役者」だからできる点検管理、いかがでしたか？
システムを使わなくとも管理は出来ますが、煩雑な管理を続けると、管理することが目的になってしまいます。
本来達成すべき目的は何なのかを考えて管理の仕方を変えてみませんか？

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