昨今、「脱ハンコ文化」や「電子契約」といった言葉を新聞やニュースでもよく聞くようになりました。
また、新型コロナウイルスの感染拡大などの影響により、非対面接客や在宅勤務の需要が高まる中、「脱ハンコ」をし、「電子契約」を推し進める企業も増えてきたように感じます。

最近では河野太郎行政改革担当相が「デジタル改革関係閣僚会議」で行政上の手続きにおける「ハンコ」の廃止を求める考えを示したことが報じられたのも記憶に新しいでしょう。

そもそも、「電子契約」とはどのようなもので、どんなメリットがあるのでしょうか？

電子契約とは？

電子契約とは、合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用いて行われる契約方法です。
電子ファイルをインターネット上で交換し、電子署名やタイムスタンプを施すことで契約締結。そして、その電子署名やタイムスタンプを施した電子ファイルを、サーバーやクラウド上にてデータを保管します。

契約方式自由の原則の下、基本的には電子契約による契約締結は認められています。
但し、書面交付を義務付けられている場合もありますので、必ずしも電子契約で契約締結できるわけではない、ということに注意が必要です。

電子契約のメリットとは？

電子契約を導入するメリットとしてよくあげられるのが、
・契約業務の効率化
・保管スペースの削減
・収入印紙税や郵送費の削減
・コンプライアンス強化
等です。

契約書が紙である場合、「相手へ送る」という作業が発生するため、印字・押印・封入・投函・郵送といった業務が生じます。
また、工事請負契約書など課税文書を用いた契約を行うと金額に応じて印紙が必要となります。
さらに、契約書は通常7年間保管が必要となるので、7年分の契約書を紙で保管するとなると保管スペースの確保が求められます。

以上に挙げたものはすべて不要となるため、大幅な業務効率化が見込まれ、電子契約を導入するメリットとなるわけです。

コンプライアンス強化の観点だと、電子契約は電子署名とタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用しているので改ざんリスクを最小限にできます。

また、企業が行う膨大な契約に対して、ヌケ・モレなく確認や管理を行うことが必要であり、またそれを完璧に行うことは困難であるとされてきました。
しかし、電子契約を採用すれば、契約書をデータとして一元管理することが可能となり、ヌケ・モレを防ぐことが出来ます。

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まとめ

今回は電子契約に関して簡単にまとめました。

今までは「ハンコを押す」という行為に何の違和感もなかったが、
新型コロナウイルス禍で非対面接客や在宅勤務が推し進められると、ハンコを押すためだけに出社をする、ハンコを押すためだけにお客様先へ訪問する等、ハンコに対し疑問を持つ方も新たに出てきているのではないのでしょうか？

今までのハンコ文化をすべて電子化するのは難しいかもしれませんが、
世の中の動向を見る限り、契約の電子化は日本全体に対しさらなる広がりを見せるでしょう。
時代の流れに取り残されないためにも、知識として持っておくのも大切です。

また、契約の方法だけにとらわれず、その契約をどのように保管しておくのか、
そのサービスは安全なのか、など実際に導入する場合は選定基準を決めておくのも大切であり、最終的には顧客からの信用にもつながります。