昨今、工務店向けのシステムは数多く販売されています。そんな中、「システムを導入したいが、自分の会社に合ったシステムがわからない」、「導入後、社員が使ってくれるか不安だ」など疑問や不安を持っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、基幹システムや業務システムの選定術をご紹介します。

ITを使って改善化したいのは社内の業務？社外とのやり取り？

まずは、日々の業務の中で、何を改善したいのかを考えてみましょう。
ひとえに「工務店向けシステム」といっても、社内の情報を管理する基幹システムや業務システム、チャット等を行うコミュニケーションツールなど様々な特性を持ったシステムが存在します。

例えば、「お客様の情報はすべてExcel管理や個人の手帳で、社内の情報共有がうまくいっていない」のであれば、基幹システムや業務システムを考える必要がありますし、
「取引先とのやりとりをもっと簡略化したい！」のであれば、コミュニケーションツールを考える必要があります。

現在使っている帳票をすべてお手元にご用意ください。

システムを選ぶ上で、考えるべきことは“何を帳票に出力するか(＝アウトプット)”です。
帳票に出力するものがわかれば自ずと、何を登録(＝インプット)しなければならないのかが見えてきます。

例えば、多くの工務店では、
見積書、契約書、請求書、発注書など、確実に使用している帳票があります。
経営者によってはオリジナルの指標に沿った資料を作成している工務店もあるでしょう。

システム選定の際は、一度これらの帳票を確認し、システムから出力される帳票またはシステムの項目と見比べてみてください。

■３つのチェックポイント
　①使用している帳票の有無
　②帳票に必要な項目はそろっているか
　③帳票デザインはシステム標準のもので良いか

上記のポイントをチェックするだけで、
そのシステムが自分の会社に適しているのかどうかが大体わかります。
それぞれのチェックポイントについて詳しく見ていきましょう。

①使用している帳票の有無

基幹システムや業務システムを導入することは、日々の業務をシステム化するということです。
せっかくシステムを導入したのに、普段使っている見積書や契約書がシステムから出力できない！となった場合を想像してみてください。
何のためにシステムを導入するのか、目的がわからなくなりますよね。

さらに、普段使用している帳票がシステムから出力できるということは、
日々の業務で必要としている情報管理ができるという確認にもつながります。

もし、必要な帳票が無い場合は、「新たに帳票を追加できるのかどうか」の確認が大切です。

②帳票に必要な項目はそろっているか

次に、帳票の項目を確認していきましょう。
帳票が出力できるからと言って、必要だと思っている項目が必ずあるわけではありません。
稀に、システム自体には項目があるが、帳票には反映していない場合があります。
そのため、システムの登録画面もくまなく確認してください。

もし、無い場合は、「新たに項目を追加できるかどうか」、「帳票に既存項目を反映できるのかどうか」の確認が大切です。

③帳票デザインはシステム標準のもので良いか

最後に、帳票のデザインについて確認しましょう。
例えば、今使っている見積書と、システムから出力される見積書を見比べてみてください。

おおよその形式は似たようなものになっているかと思います。
しかし、工務店によっては長年使ってきたフォーマットをそのまま使いたい場合や、取引先指定のフォーマットがある場合があります。

「自社オリジナルのフォーマットへの変更が可能か」の確認が大切です。

まとめ

今回は、帳票を軸としたシステム選定術をご紹介しました。
今まで使っていたものと同じ帳票がシステムから出力できると、システム導入前と後のギャップが社員の中で小さくなり、システム活用に繋がります。

多くのシステムでは、導入前にデモ版等を実際に触ることができますので、各提供元へ要確認です！

このほかにも「業務フロー」や「連携できるシステム」など、様々な軸でシステム選定は行われます。
今回ご紹介した方法は選定方法の一つとして試してみてください。

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