新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に罹患された皆さま、および関係者の皆さまに心よりお見舞い申し上げます。
現在、本ウイルス感染拡大防止や、緊急事態宣言、外出自粛要請等を受け、企業としての対応が求められています。

「建て役者」チームでは3月上旬から徐々に「テレワーク」で業務をするメンバーが増え、5月現在では一部を除いてほぼ全メンバーが「テレワーク」を実施しています。

本コラムでは、「建て役者」チームがテレワークにおいてフル活用しているツール等をご紹介します！
(＊テレワークへの道のり編は→こちらから)

「建て役者」チームでは社内業務を円滑に行うため、複数のシステムを活用しています。
弊チームのように複数のシステムを活用している企業は多いのではないでしょうか。
それぞれのシステムには役割があり、使い分けが大切です。
利用しているシステム(サービス)の概要と活用方法をまとめました。

書き出してみると、コミュニケーションツールを複数使っているのに気づきました。
これだけあると、逆に作業効率が悪くならないの？と疑問に思いますが、軸となるグループウェアを決めているので、コミュニケーションツールが複数あっても問題ありません。
さらに、よく使うコミュニケーションツールに不具合が起きた場合でも、別のものを使うという手段を持っていれば通常通りの業務が行えるメリットがあります。

では、それぞれのツールについて詳しくご説明します。

【グループウェア①】：「Microsoft365」

弊社ではMicrosoft社が提供するサービス、「Microsoft365」を利用しています。
全社共有や社内フォーマットはSharePointを使用しており、資料作成はExcelやWord、PowerPoint。ファイル共有やチャット、音声通話はTeamsとSkypeを使用しています。

【グループウェア②】：「建て役者」

「建て役者」チームでは実際に「建て役者」をチーム内のツールとして使っています。
建築業界向けシステムではありますが、建築業界で商談・工事・引渡・アフターフォローという業務フローがあるように、IT業界でも商談・開発・適用(リリース)・保守という業務フローに分かれているので、「建て役者」で管理ができています。

また、自分たちが使えなければお客様におススメができないという信念のもと、顧客情報や商談情報を管理しています。お客様とのやり取りをすべてチーム内で共有ができているので、メンバーの勤務地が3拠点(東京・大阪・金沢)に分かれていても、出張中でもスムーズに業務を進めることができています。

【受発注システム】：自社オリジナルシステム

受発注の管理には自社オリジナルシステムを使用しています。
受発注システムから各種書類を出力する運用になっています。また、電子印にも対応しているので、テレワークでも問題なく見積書や請求書の発行が可能です。

【勤怠システム】：自社オリジナルシステム

こちらも自社オリジナルのものを使用しています。
プロジェクト毎にコードが発行されるようになっており、そのプロジェクトコードを使って勤怠を登録していきます。
プロジェクト毎に管理が行えるため、原価計算等に役立てています。
また、有休取得や時間外労働に関する申請もすべてシステム上で行っています。

【コミュニケーション①】：電話

電話を使用しているのは主に会社携帯を貸与されているメンバーですが、緊急時や打合せ時に使用しています。
イヤホンを付ければハンズフリーで会話ができ、PCでの作業が可能。さらに電話回線を使用することにより、安定した音質で会話が続けられるのがメリットです。

【コミュニケーション②】：メール

お客様とのやり取りは基本的にメールで行っています。
お客様には担当だけではなく、サポート全体へ送られるアドレスを宛先に追加いただき、担当者がお休みをいただいている場合でも他のメンバーが対応できるような仕組みにしています。

【コミュニケーション③】：Microsoft Teams

Microsoft社が提供するチャットや会話を可能にするソフトウェアです。テレビ通話、音声通話のどちらにも対応、複数人での会話も可能です。
１対１はもちろん、複数人でのチャットや通話、案件や所属毎にチームを作ってその中でチャットや通話など、使い方が幅広いので、最近弊社内ではTeamsを使っている人が多くなっているように感じます。

また、お客様とのWeb会議にも使用しています。
Web会議URLを出席者にあらかじめ共有しておくことで、時間になると、Web会議URLよりブラウザなどから参加可能です。

【コミュニケーション④】：Facetime

FacetimeとはApple社が提供するテレビ通話アプリケーションです。
メンバーによってはiPhoneやiPadが貸与されており、ちょっとした会話に使用しています。
テレビ通話、音声のみどちらにも対応、複数人での会話も可能です。

【その他①】：Fax(受信→自動メール)

お客様よりFaxで書類をいただく場合があります。
「建て役者」チームでは、Faxをメールで受信できるようにしています。印刷をせず、データで確認ができるのでペーパーレスになるだけではなく、テレワークでもFaxの確認に会社へ行く手間が無いので便利です。
みなさんがご利用されているFax機種が対応しているかどうか是非確認してみてください。

【その他②】：VPN

「Virtual Private Network」の略語で、「仮想専用線」という訳になります。
会社や家等のネットワークに仮想の専用線を設定することで、離れた場所からのアクセスが可能になります。
例えば、テレワークや出張などで会社にいないけれど、会社のネットワークに繋ぐ必要がある場合は必須な仕組みといえるでしょう。
つまり、「会社に行かなければ仕事ができない！」といった状況を回避するメリットがあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
「建て役者」チームが利用しているシステムやサービスを簡単にご紹介させていただきました。ご参考になりましたら幸いです。

また、手段(システムやサービス)をそろえる事はもちろん重要ですが、「みんなが使える状態になっている」のも重要です。手段をそろえても、使い方がわからない状態が続くとせっかく揃えた手段も使われなくなっていきます。

システムやサービスによっては無料で利用できるもの、試しに使ってから導入ができるものなど、様々な方法で提供されています。
まずは試してみて自社に合いそうなシステムやサービスを見つけるのも、テレワークを開始するきっかけになるでしょう。
実際に運用を始めると改善ポイントが見つかることもありますよ！