新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に罹患された皆さま、および関係者の皆さまに心よりお見舞い申し上げます。
現在、本ウイルス感染拡大防止や、緊急事態宣言、外出自粛要請等を受け、企業としての対応が求められています。

振り返ると、2020年1月下旬からテレワーク実施に踏み切る企業が出始めました。その後、2月25日には新型コロナウイルス感染症対策の基本的対処方針が決定・発表されました。
政府は企業等に対して、時差出勤や在宅勤務を実施するよう推奨し、大企業を含め多くの企業がテレワークを実施検討しているようです。

弊社でも2月下旬、全国一斉休校要請が発表されたころから「在宅勤務」や「テレワーク」というキーワードを耳にすることが増えました。
「建て役者」チームでは3月上旬から徐々に「テレワーク」で業務をするメンバーが増え、4月現在では一部を除いてほぼ全メンバーが「テレワーク」を実施しています。

本コラムでは、「建て役者」チームが「テレワーク」まで至った道のりをご紹介いたします。
また、それぞれの段階で必要な考え方・設備などをキーワードとして置いています。こちらにも注目しながら自社に置き換えて対応を想像してみてください。

まずはフレックス制度をフル活用！

「建て役者」チームではフレックス勤務を行っています。
新型コロナウイルス感染症が流行する前から、各々事前に決めた勤務時間で業務を行っていました。

「建て役者」チームのメンバーは、東京・大阪・金沢に在籍しており、電車やバス通勤、車通勤など、様々な方法で出社しています。
新型コロナウイルス感染症が流行 してからは、特に公共交通機関を使用するメンバーを中心に、通勤ラッシュといわれる8時から9時ごろの出勤を避け、退勤時間もラッシュ時をさけるなど工夫して会社へ出社していました。

既に導入していた制度を活用したため、チーム内での混乱はありませんでした。

【キーワード】
「フレックス制度」「時差出勤」　

東京・大阪メンバーからテレワークへ

3月上旬より、東京・大阪のメンバーはテレワークを開始しました。
なぜ、東京・大阪メンバーだったのかというと、人口が多く、密集する機会が多い。加えて、フレックス制度を使ったとしても通勤時の人の多さは変わらなかっったので、感染リスクを最小限に抑えるためです。

しかし、東京・大阪のメンバーは営業職が多く、そもそも外で業務を行うことが多いため、テレワークといっても、お客様先への訪問は通常通り行い、事務作業は自宅で行うといった状態でした。

この時点でメンバーの約3割がテレワークとなりましたが、ノートPCやiPad、Wi-Fiルーターを持ち帰り、電話やメール、グループウェアなどを駆使し通常業務を行えています。
また、会社サーバへ接続するためのVPNは会社より提供されていました。

【キーワード】
「東京」「大阪」「感染リスク」「テレワーク」
「ノートPC」「タブレット端末」「Wi-Fiルーター」
「VPN」「メール」「電話」「グループウェア」

金沢メンバーもテレワーク開始！

4月上旬、開発職の多い金沢でもテレワークを開始しました。
また、人口当たりの感染率を考えると、石川県はトップクラスということもあり、当然の対応でした。

まずは、公共交通機関を利用する通勤者から優先的に行い、2020年4月現在ではほぼ全員がテレワークを実施しています。
これに伴い、電話でのお問い合わせ対応は休止し、メールやWebお問い合わせでの対応に切り替えました。
また、同時期に会社より出張やお客様先への訪問の原則禁止との通達がありました。現在はWeb会議を積極的に活用し、社内外問わず頻繁に行っています。

また、出勤しなければならない理由として、書類の捺印やFAXの確認などがありますが、印鑑は電子データを作成、Faxはメールで受信できるようにする等という方法を今回の緊急時以前に行っていたので、事務処理に関しても問題なく行えています。

【キーワード】
「石川県」「金沢」「人口当たりの感染率」「Web会議」
「出張自粛」「出張禁止」「訪問自粛」「訪問禁止」
「印鑑のデータ化」「Faxのメール受信」「電話対応休止」

まとめ

「建て役者」チームでは現在もテレワークを行い、一部行えていない業務もありますが、ほぼ通常通りの業務が可能になっています。
企業によってはテレワークが難しい業種があるため、弊社で行っている方法がどの企業にも当てはまるわけではありません。
しかし、弊社での取り組みをご紹介することで、迷ったり困ったりしている企業様への、参考になりましたら幸甚です。

国内での感染が広がる中で全従業員ならびにそのご家族、そしてビジネスパートナー様の安心・安全確保を目的に、追加の対策を実施し、今後も柔軟かつ迅速に必要な対応を実施してまいります。