多様な働き方や感染症の感染予防、災害時の対策として、「テレワーク」を実施する企業が増えてきました。

また、最近では新型コロナウイルス( COVID-19） の感染拡大や、社員の安全を確保するため、より一層「テレワーク」という働き方が広がりを見せています。

働き方改革の一環として、「テレワーク」を導入することで、
時間や場所にとらわれず、生産性の高い働き方が可能になるだけで無く、
経営への悪影響を抑えることが見込めます。

では、建築業界ではどうでしょうか、「テレワーク」を実施することは可能なのでしょうか？

以前、「建て役者」を導入して「根本的な働き方が変わった」企業様を新建新聞社様のご協力のもと、取材をしていただきました。
もしかしたら、「テレワーク」を実現させるためのヒントが隠されているかもしれません。
是非、ご一読ください。

スムーズな情報共有により生産性向上
“根本的な働き方が変わりました”

浜松建設は、カフェや生活雑貨、アパレルなどの店舗が入る建物を配置したビレッジ「風の森」や、
住まいの価値観を伝えるホテル事業「風の宿り」など、“ 暮らし” を軸にした多角化事業を展開している。
そんな同社を縁の下から支えているのが、クラウド型の顧客・工事管理システム「建て役者」―。
代表取締役の濵松和夫さんに導入のきっかけや変化を聞いた。

業務標準化ツールとして採用

当社は、住宅事業以外にも飲食やアパレルを展開するビレッジ、暮らしを提案する宿泊業を多角的に展開しています。

そこで重要になってくるのが、社内の「情報共有」です。
複数のスタッフが事業部を横断して業務に取り組むと、情報共有が不足してミスが起こりやすくなります。
暮らしをつくる責任がある工務店にとって、顧客の信用を落とすミスはあってはならないことです。

当社は約７年前まで、顧客管理やマニュアルを担当部署や個人で管理していました。
共有方法や記入書式を標準化していなかったことから、「この人でないと分からない」といった属人化が起こり、スタッフ間の連携が円滑に進まなかったり、営業に取りこぼしが出たりといった問題が発生しました。
この問題をなんとかしたいという思いから、徹底した業務の標準化に踏み切りました。
現在は、社員やパートを含め全職種一律で、「建て役者」を活用しています。

情報の一元管理の実現

導入して良かったことのひとつは、情報の一元管理の実現です。
図面や設計書、契約書、顧客情報、予定表など、別々のシステムを使用していましたが、煩雑なストレスから解放されました。

また、部署間でスムーズに情報共有ができるようになったため、生産性が向上し、利益に直結するフロントオフィス（営業活動）に充てる時間が大幅に増加しました。

「建て役者」は、地域工務店が行う一連の業務を全てカバーできる機能が備わっています。
特に活用しているのは、「日報」、「施工管理」、「取引先への受発注」、「引き渡し後の顧客管理機能」です。
必要とする機能を選択し、逆に不要なものは外すなど、自由にカスタマイズすることができるので、自社に合った使い方ができます。

「見込み客」の管理にも活用

また当社は、「建て役者」のシステム上で精度の高い「見込み客」を管理する仕組みを構築し、独自のランク付けを行っています。

例えば、展示場に来場した顧客のアポイントが取れていなかったとしても、アンケートの回答率が高いなど一定基準によってランクアップするような仕組み。
土地探しやリフォームについても同様のシステムを設置、運用する方向です。
専任担当者が親身になって支援してくれているので心強いです。

根本的な働き方が変わりました

2019年８月、九州北部を襲った猛烈な豪雨で、本社がある諫早市一帯は一次停電。
本社サーバーへのアクセスも遮断されました。

しかし、当社のスタッフは特に焦りませんでした。
豪雨の中本社へ出勤しなくても、PC やタブレット、スマホから「建て役者」のクラウドにアクセスすることで、在宅で通常業務を滞りなく行うことができたからです。
顧客対応も迅速に進めることができ、大きなトラブルもなく乗り越えることができました。

「建て役者」の導入により、業務効率化や生産性の向上につながったことはもちろんですが、従業員の働き方そのものが変わりました。
働き方が変わると、結果として社員のパフォーマンスが上がり、顧客満足度の向上につながっていると思います。　（談）

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※本内容は「新建ハウジング プラスワン2019年10月30日号」に掲載されました。