工事管理システム「建て役者」

オーガニックスタジオ新潟株式会社様

「建て役者」導入前は1人で100件のアフターをエクセルで管理をしていました。 限界を感じるとともに人が増えるタイミングだったこともあり、一元管理できるシステムを探したそうです。 「建て役者」導入後は、アフター管理のみならず顧客情報や見積、実行予算など徐々に業務を「建て役者」に切り替えてご活用いただいております。

2009年に設立された新潟県新潟市にある木造注文住宅会社。 自然素材を取り入れた高性能住宅を設計・施工しており、全国のエコハウス関連コンテスト4年連続受賞の輝かしい実績を残しています。 オーナーサポートにはアフターサポートはもちろん、「オガスタ創業祭」や「愛しの我が家フォトコンテスト」など、建てて終わりではないこだわりがあります。

課 題

  • アフター管理が間に合わなくなってきた
  • すべて個人単位での管理を行っていた

目 的

  • エクセル管理からシステム上での管理へ
  • どこで何をしているか仕事の「見える化」を図りたい

効 果

  • 業務フローが確立し記入漏れなどがなくなった
  • 人為的ミスの削減(計算など)
  • スケジュール管理ができるようになりホワイトボードが不要になった

きっかけは「限界」と「経験」にあった

なぜ、システム導入に踏み切ったのですか?

最初に考えていたのはアフター管理です。
エクセルで管理していたのですが、アフター件数が多くなるのに伴って管理が難しくなっていきました。

1人で約100件を超えた頃から限界を感じました。

元々スケジュールはホワイトボードで管理、見込み客は個人単位で追客していたので、誰がどこで何をしているのかわからない状態でした。
また、従業員が5人から8人に一気に増えたので、情報共有のためにもシステムを検討するきっかけになりました。

「建て役者」を知ったきっかけを教えてください。

社員の前職で「建て役者」を使っていた。というのがきっかけです。
検討段階では5社ほど比較して、実際にデモをお願いしたのは2社でした。
(当時の資料を拝見させていただきました!な、、生々しい・・・。)
 

みんながOKなら大丈夫(by社長)

システムの選定はどのように行ったのですか?

使うみんなで選定しました。全員で話し合い、ボトムアップ的に・・・。
もちろん検討段階に社長はいましたし、みんながOKであれば大丈夫ということで決めました。
「建て役者」のコスト面も共有されているので進んで使おうという雰囲気になっています。 

スタートアップは小さく速く

「建て役者」の利用を浸透させるために気を付けたことはありますか?

最初は工事管理というよりも、顧客管理から始めました。
見積は使わず、契約以降から使っていたイメージです。

見積の出し方が独特で、見積の出し方自体を変えるというところまで導入当初は社内議論が追い付かないと考えたからです。

最初から全部使いこなせたわけではなくて、「建て役者」とエクセルを併用して、少しずつ業務に「建て役者」を取り入れていった、という感じです。
みんなで「建て役者」を決めたので、主体的に使っている感が強く、誰一人脱落せずに使えています。
 

最大のポイントはシステムに合わせる勇気

「建て役者」を入れて変わったことはありますか?

業務フローの確立、人為的ミスの減少、スケジュール管理もできるようになったので、社員が何をしているのか確認するのに役立っています。
今までであれば管理用のファイルがたくさんあったので、複数のエクセルファイルを開いて、操作をして・・・。という感じでした。

今は「建て役者」の中で管理が確立されているので、業務の漏れがなくなったり、入ったばかりの人でも簡単に業務の流れがわかるのは良いですね。
会社が設立してから比較的早い時期に導入したので「建て役者」に合わせるということができたと思います。
会社の歴史があればあるほど、決まりごとが多いと思うので・・・。

また、社員の年齢が若かったということや、早い段階での導入で顧客情報が膨大過ぎなかったというのも、スムーズに導入できた要因だと思います。

プロフィール

■社名       オーガニックスタジオ新潟株式会社
■所在地      新潟県新潟市西区山田3077
■「建て役者」   2015年~
■HP       https://www.organic-studio.jp/

 

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